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Dossier  La numérisation de la gestion de la relation usager  

 La numérisation de la gestion de la relation usager  

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Alors que se développent de façon significative les applications et plateformes numériques ayant pour objet d’assurer la gestion des relations avec les usagers, il est utile d’apporter un éclairage sur les vigilances juridiques et opérationnelles à considérer. La numérisation de cette gestion des relations avec les usagers (GRU) présente, en effet, plusieurs vertus en termes d’efficience, d’opérationnalité, voire de redynamisation de la vie démocratique et séduit naturellement de nombreux exécutifs locaux. Reste que pour garantir la réussite de tels projets, il importe de considérer de façon circonstanciée et globale l’ensemble des réglementations applicables et des besoins à satisfaire.

50 questions-réponses pour identifier au mieux les enjeux juridiques, opérationnels et techniques liés à la numérisation de la GRU.

Par Elise Humbert, avocate directrice, David Cornerardy, avocat senior, Audrey Lefèvre, avocate associée, Sara Ben Abdeladhim, avocate senior, Marion Terraux, avocate associée, Sylvain Boueyre, avocat senior, Seban avocats et Fabrice Van Hoed, consultant associé, Syneor consulting

Références

  • Loi n° 2018-727 du 10 août 2018 pour un Etat au service d’une société de confiance, dite loi « Essoc ».
  • Loi n° 2013-1005 du 12 novembre 2013 habilitant le gouvernement à simplifier les relations entre l’administration et les citoyens.
  • Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique.
  • Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations.
  • Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
  • Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (dit Règlement général sur la protection des données, RGPD).
  • Décret n° 2016-1922 du 28 décembre 2016 relatif à la publication en ligne des documents administratifs.
  • Code des relations entre le public et l’administration (CRPA).
  • Code de la commande publique (CPP).
  • Code de la propriété intellectuelle (CPI).
  • Code civil.

Ressources

Lexique

Répertoire des informations publiques (RIP) : En application de l’ article L. 322-6 du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA), le Répertoire des informations publiques est un répertoire publié par chaque administration qui regroupe ses documents administratifs communicables contenant des informations publiques.

Quelles sont les personnes morales soumises à l’obligation de communication des documents administratifs ?

Quelles sont les personnes autorisées à solliciter la communication d’un document administratif ?

Quels sont les documents obligatoirement communicables en application du CRPA ?

Quelles sont les exceptions à ce droit à la communication d’un document administratif ?

Quels sont les risques associés à la non-transmission d’un document administratif ?

Qu’est-ce que l’obligation dite d’« open data » ?

23/05/2023 | Open dataService public

Quelles sont les personnes morales soumises à une obligation d’open data ?

Quels sont les données et documents concernés par cette obligation d'open data ?

23/05/2023 | NumériqueService public

Les personnes morales concernées par une obligation d’open data sont-elles obligées de publier leurs documents sur le site data.gouv.fr ?

23/05/2023 | Gestion localeOpen data

Quels sont les moyens d’action d’un administré pour contraindre une personne morale à respecter son obligation d’open data ?

Que recouvre le droit à l’information des usagers sur leurs données ?

L’administration est-elle tenue de diffuser cette information aux usagers selon un formalisme particulier ?

Quels sont les autres droits d’un usager concernant le traitement de ses données personnelles ?

Dans quel délai une administration doit-elle répondre à la demande d’un usager dont elle traite les données personnelles ?

Un usager peut-il exercer un droit « informatique et libertés » pour le compte d’un autre usager ?

Quelles conditions formelles faut-il respecter dans le cadre d’une réponse à une demande de droit « informatique et libertés » ?

Une personne morale de droit public peut-elle solliciter la communication d’informations personnelles détenues par une autre administration ?

Quels sont les risques encourus en cas d’atteinte à un droit « informatique et libertés » ?

La Cnil a-t-elle déjà sanctionné une personne morale pour méconnaissance des droits de ses usagers ?

L’administration est-elle systématiquement tenue d’accuser réception des demandes reçues ?

Quelles sont les mentions devant obligatoirement figurer dans l’accusé de réception d’une demande ?

Quels sont les risques associés à la méconnaissance de l’obligation d’accuser réception des demandes ?

Quelles sont les obligations d’une administration n’ayant pas la compétence requise pour traiter la demande d’un usager ?

Comment peut-on définir le principe « silence vaut acceptation » ?

Quels sont les exceptions applicables au principe « silence vaut acceptation » ?

A quoi correspond le droit à l’erreur consacré par la loi « Essoc » ?

Quelles sont les conditions requises pour faire valoir un droit à l’erreur ?

Qu’est-ce que le droit au contrôle, aussi consacré par la loi « Essoc » ?

Quelles sont les conditions requises pour bénéficier d’un droit au contrôle ?

Quelles sont les règles de passation d’un marché d’acquisition ou de développement d’un outil numérique ?

A quelles clauses administratives générales faut-il soumettre un tel marché ?

Quelles sont les clauses essentielles à inclure dans les documents particuliers du marché d’acquisition d’un outil numérique GRU ?

Faut-il impérativement prévoir une clause de cession exclusive des droits de propriété intellectuelle sur l’outil numérique ?

Qu’impose le RGPD concernant les données liées au développement, à la maintenance et à l’hébergement de l’outil numérique ?

Quelles stipulations contractuelles prévoir si le fournisseur de l’outil propose aussi les prestations d’hébergement des données traitées ?

Quelles précautions prendre s’il est décidé de développer un outil numérique en interne ?

Est-il requis de prévoir des conditions générales d’utilisation acceptées par l’usager ?

Quelle responsabilité en cas de défaillance de l’outil numérique conduisant à une perte des données ?

Quelle responsabilité est encourue pour les propos des usagers sur l’outil numérique à leur disposition ?

Est-il possible de mettre un outil numérique développé en interne à la disposition d’autres acteurs publics ?

L’enregistrement des demandes dans un outil numérique ne concerne-t-il que les téléservices ?

Les informations communiquées par les services métiers doivent-elles être les mêmes pour les agents d’accueil et les usagers ?

L’outil numérique doit-il permettre aux usagers de conserver leurs pièces justificatives ?

Quels avantages offre un portail unique face à la multiplication des portails métiers ?

Quels inconvénients présente un portail unique face à la multiplication des portails métiers ?

A quel référentiel se reporter pour construire des services numériques accessibles à tous les usagers ?

Pourquoi prendre en compte l’écoconception des services numériques aux usagers ?

Quelles sont les limites de la gestion des interactions avec les usagers sur les réseaux sociaux ?

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