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OFFRE
UNIVERSITE PARIS DAUPHINE
Assistant (e) de formation et de direction H/F
Annonce du 16/07/2019 - Localisation : Paris (75), ÎLE-DE-FRANCE

Poste

Assistant (e) de formation et de direction
Poste à temps plein, sous l’autorité de de la responsable administrative de l’IPJ
Catégorie B

Missions :


1- Gestion administrative et pédagogique de Master (60%)


• Élaboration du planning des formations sur l’application ADE Campus, suivi des modifications du planning en cours d’année. Mise en ligne du planning de cours pour les étudiants et les enseignants.
• Coordination des enseignements en lien direct avec les intervenants et les étudiants. Mise en ligne des supports de cours sur l’espace MyCourse (éventuellement reproduction de documents de cours sur Polynum).
• Élaboration, en lien avec les responsables des formations et le responsable administratif, de documents administratifs pour le département IPJ (fiches ROF...)
• Envoi des tableaux de notes aux vacataires et relance, saisie des notes dans APOGEE.
• Organisation des examens (dates, salles, surveillants) et préparation des jurys.
• Diffusion auprès des étudiants d’informations transmises par le département IPJ.
• Organisation logistique des évènements (exemple : remise des diplômes, conférences…).
• Accueil, information et orientation des usagers de l’université, traitement des informations écrites par courrier et messagerie électronique, classement et archives.
• Assurer l’ensemble de la gestion administrative des formations (inscriptions pédagogiques, conventions de stage, livret d’apprentissage, feuilles de présence, bulletins de sessions des apprentis…).

2- Assistant(e) de direction (40%)


Assurer l’assistanat de direction (30%) :
• Gestion des agendas et assistance auprès des responsables pédagogiques et du directeur (prise de rendez-vous, organisation de réunions, interface avec les autres services de l’Université, missions diverses…).
Université Paris-Dauphine – Place du Maréchal de Lattre de Tassigny – 75775 Paris Cedex 16 – www.dauphine.fr
• Préparation, retranscription et mise en forme de divers documents (notes internes, présentations du conseil, des comités, contrôles des connaissances, maquettes de cours, déclarations des heures d’enseignement …).
• Rédaction de comptes rendus de réunions.
• Campagne de collecte de la taxe d’apprentissage.


Participer à la gestion financière de la formation (10%) :
• Préparation des lettres d’appel à la collecte de la taxe d’apprentissage et suivi des versements.
• Demande de devis auprès de fournisseurs.
• Saisie des bons commande et d’ordre de mission sur SIFAC.
• Suivi financier des mobilités (apprentissage et temps plein).
• Suivi des dossiers de recrutement/renouvellement des enseignants vacataires, et préparation de document pour leur paiement (gestion des états d’enseignements et déclaration de service fait dans HELICO).

Profil

Qualités requises :
Compétence rédactionnelle et esprit de synthèse sont requis pour ce poste.
Autonomie, disponibilité pour la gestion administrative des activités, minutie, fiabilité et rigueur.
Sens de l’organisation, et de la discrétion indispensables.
Esprit d’initiative.
Travail en équipe, sens du contact et des relations avec des publics de professeurs, d’étudiants et éventuellement d’entreprises.

Compétences bureautiques :
Connaissance du Pack Office exigée (Excel : niveau avancé : tableaux croisés dynamiques)
Office 365
ADE
HELICO
APOGEE
SIFAC


Contraintes spécifiques :
Le poste s’exerce sur le campus rue Saint Georges (75009).

Employeur

L'Université Paris-Dauphine est un grand établissement public d’enseignement et de recherche spécialisé dans les sciences des organisations et des décisions. L’université est réputée pour la qualité de ses enseignements en gestion, économie, droit, sciences sociales, mathématiques et informatique. Elle figure chaque année aux premiers rangs des établissements les plus réputés auprès des recruteurs. C'est un « Établissement public à caractère scientifique et culturel ».


Implantée sur 3 sites, elle accueille 11000 étudiants, 520 enseignants chercheurs, 2000 intervenants extérieurs et 500 personnels administratifs. Elle est membre de Paris Sciences et Lettres.


Fondé en 1978, l’Institut Pratique du Journalisme de Paris-Dauphine (IPJ) offre à ses étudiants un cursus de formation au journalisme exigent, reconnu par la profession et inscrit à la convention collective nationale des journalistes depuis 1993. En 40 ans, l’Institut a formé plus de 2 000 journalistes qui travaillent aujourd’hui dans les médias les plus prestigieux.

Pour candidater :
CV et LM uniquement par mail à : drh-recrutements@dauphine.fr et estelle.decodts@dauphine.psl.eu


Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels sous CDD de 12 mois renouvelable


A pourvoir au 4 novembre 2019

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