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OFFRE
UNIVERSITE DE BORDEAUX
Assistant.e de direction et gestionnaire des ressources humaines
Annonce du 02/07/2019 - Localisation : Gironde (33), ()

Poste


L'assistant(e) coordonne et réalise en toute autonomie la gestion administrative et la gestion des ressources humaines du laboratoire, en étant en contact permanent avec la direction de l'unité et les équipes. Elle rend compte de cette gestion au directeur d'unité (DU) et à la responsable administrative et financière (RAF), assurant ainsi un rôle d'appui au pilotage.

Descriptif des missions:

1. Gestion administrative :


assister et conseiller sa hiérarchie dans son domaine d'activité ;
réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs ;
proposer et concevoir des outils de gestion administrative (tableaux de bord, procédures et documents) pour améliorer le fonctionnement de la structure ;
répondre aux enquêtes émanant des tutelles : CNRS et Université de Bordeaux (UB) ;
assister la direction de l’unité dans les demandes annuelles de ressources aux tutelles ;
assurer l'archivage de l'ensemble des données administratives ;
contribuer à la mise en oeuvre de la future zone à régime restrictif (ZRR) du laboratoire ;
assister le DU dans la préparation, la conduite et le suivi des réunions du comité de direction (2 fois/mois) et du conseil de laboratoire (4 fois/an) : convocations, ordres du jour, comptes rendus, relevés de décisions, procès-verbaux, suivi des actions, diffusion et archivage des documents.


2. Ressources humaines :


mettre en application la réglementation et les procédures pour instruire les dossiers de personnels titulaires, en relation avec les services RH du CNRS et de l'UB ;
assurer le suivi des dossiers des personnels titulaires de l'unité : informer, conseiller les agents sur leur situation professionnelle (blog RH et intranet CNRS ) et leurs droits ;
utiliser les outils de gestion des tutelles (bases de données RESEDA et AGATE) ;
en lien direct avec la RAF et le DU, coordonner au sein de l'unité la réalisation des dossiers annuels d'activité et des dossiers d'avancement des personnels du CNRS et de l'UB ;
gérer administrativement les stagiaires de tout niveau : traiter des conventions de stage auprès de l'UB et du CNRS , organiser l'accueil des stagiaires (en lien avec la responsable de la logistique et l'assistant de prévention), suivre le paiement des gratifications (en lien avec la RAF), réaliser un tableau de bord, mener annuellement une enquête de qualité auprès des stagiaires et de leurs encadrants, assurer un archivage des dossiers.


Profil


Compétences attendues:
 


connaître les objectifs et projets du laboratoire ;
avoir des notions de base sur le statut des EPST et des établissements d'enseignement supérieur ;
connaître le cadre général des ressources humaines ;
prévenir et gérer les conflits ou les situations sensibles ;
connaître les techniques d'élaboration de documents, de conduite et de suivi de réunions ;
connaître les règles budgétaires générales ;
respecter la confidentialité des données ;
langue anglaise : niveau B1 (cadre européen commun de référence) souhaité ;
maîtriser les logiciels de base de bureautique et de communication ;
appliquer et faire appliquer les textes règlementaires ;
posséder de solides compétences organisationnelles et relationnelles.


Employeur


Fondamentalement pluridisciplinaire, l'université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et comptabilise 6 000 personnels (dont 2 800 personnels BIATSS), ainsi que 1 000 personnels « hébergés » issus des organismes de recherche (CNRS , Inserm , …). Elle est dotée d'un budget global d'environ 560 M€.

Lauréat des grands programmes nationaux d'investissement en faveur de l'ESRI (opération Campus et Idex), respectivement dotés de 450 et 700 millions d'euros, et candidat à la pleine propriété de son patrimoine immobilier, cet établissement connaît une trajectoire et une dynamique d'évolution résolument tournées vers un modèle d'université de recherche à rayonnement international.

L'université de Bordeaux est composée de quatre collèges de formation et de trois départements de recherche regroupant respectivement en leur sein, des composantes internes (UFR, instituts et unités de formation) et des unités de recherche (équipes d'accueil, unités mixtes de recherche et un Observatoires des sciences de l'univers). Elle comprend également un collège des écoles doctorales, une Ecole Supérieure du Professorat et de l'Éducation (ESPE ), un Institut des Sciences de la Vigne et du Vin (ISVV), un Institut Universitaire de Technologie (IUT) ainsi qu'un Centre de Formation des Apprentis (CFA).


Le Laboratoire d'astrophysique de Bordeaux (LAB) est une unité mixte de recherche du CNRS et de l'Université de Bordeaux. L'unité, installée récemment sur le campus de Pessac, compte environ 75 personnes (titulaires et non permanents), réparties dans des équipes de recherche ou d'appui à la recherche. L'assistant(e) travaillera sous l'autorité du directeur d'unité et sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative et financière au sein du service administratif et financier (SAF).

 


Poste de niveau Assistant Ingénieur - Catégorie A

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 18 août 2019 à :
recrutement@u-bordeaux.fr
ou directement via le bouton "postuler" sur le site de l'université de Bordeaux

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