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OFFRE
ILE DE FRANCE MOBILITES / STIF
Assistant-e Manager H/F
Annonce du 10/09/2019 - Localisation : Paris (75), ÎLE-DE-FRANCE

Poste

L’Assistant-e Manager de catégorie C recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’organisation du travail des managers et des équipes des départements des affaires juridiques (AJ) et des méthodes et processus (MP) et, dans une moindre mesure, des systèmes d’information (SI).

Activités :

A ce titre, il-elle assure :


L’assistanat physique, téléphonique et par courriel,
La gestion de l’agenda,
L’organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs
Le classement et l’archivage de dossiers,
La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers.


Il-elle prend part au réseau des Assistant-e-s de l’établissement.

Peuvent aussi lui être confiés :


L’enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
Le suivi des circuits administratifs et de signature des conventions et marchés, en lien avec le département finances et contrôle de gestion,
La participation à l’organisation de réceptions et évènements,
L’intérim de l’assistant(e) en charge de la direction Ressources et du département des Ressources Humaines et des Moyens Généraux, durant ses absences, sur les missions suivantes :

Traitement des tâches les plus urgentes,
Gestion des appels téléphoniques,
Gestion d’agendas,
Traitement du courrier et des parapheurs.


D’autres missions spécifiques à chaque département.

Profil

Expérience :


Confirmée sur des fonctions d’assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public

Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.          




Conditions : emploi ouvert aux fonctionnaires de catégorie C des trois fonctions publiques

Spécificité du poste : les postes d’Assistant à titre exclusif comportant des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires, font l’objet d’une bonification indiciaire de 10 points.

Employeur

Île-de-France Mobilités (ex STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.                                                                                                

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

Présentation de la direction et des départements :

Au sein de la Direction des Ressources figurent les départements :


Des ressources humaines et des moyens généraux (RHMG),
Des systèmes d’information (SI),
Des affaires juridiques (AJ),
Des méthodes et processus (MP),


Le périmètre du poste porte sur les trois départements suivants : AJ, MP et, dans une moindre mesure, SI.


Le département Affaires Juridiques assure le conseil et l’accompagnement juridique des services et la sécurisation des actes juridiques. Ses missions consistent plus particulièrement à :



Apporter une expertise juridique aux services,
Assurer le pré-contrôle de légalité des actes, l’accompagnement juridique des projets de conventions notamment de financement ou de délégation de compétence,
Assurer le suivi de sujets liés au fonctionnement de l’établissement (délégations de signatures, télétransmission des actes au contrôle de légalité…),
Apporter une expertise sur les sujets liés à la propriété intellectuelle, au droit des données, à l’Open data et aux nouvelles technologies,
Gérer le remboursement/exonération du versement transport et les contentieux associés,
Assurer le suivi de l’activité législative et réglementaire pouvant affecter l’établissement aussi bien au niveau national qu’européen.


 


Le département Méthodes et Processus accompagne les projets et la capitalisation du savoir à travers la mise en place de méthodes et de process communs à l’établissement public. Ses missions consistent plus particulièrement à :


Accompagner des projets complexes à enjeux,
Analyser les méthodes de travail et les processus existants en lien étroit avec l’ensemble des départements de l’établissement,
Proposer des axes d’optimisation et la conception de nouveaux outils,
Définir et suivre les procédures (inter et intra direction),
Formaliser les méthodes et processus validés par les directions,
Assurer le suivi de leur mise en œuvre,
Actualiser les processus et les méthodes dans une démarche de concertation,
Assurer l’archivage et la gestion documentaire,
Éclairer les décisions de la Direction Générale et jouer un rôle de facilitateur pour les directions métiers,
Accompagner le(s) projet(s) dans ses phases décisionnelles : présentation des dossiers au conseil d’Ile-de-France Mobilités notamment.




 


Le département Systèmes d’Information est en charge de définir et accompagner la stratégie SI, déployer les nouveaux outils informatiques et garantir la sécurité (physique et digitale) des biens et des personnes. Ses missions consistent plus particulièrement à :


La conception et la mise en œuvre du schéma directeur des systèmes d’information,
L’assistance à maîtrise d’ouvrage et l’encadrement de la sous-traitance informatique,
La maîtrise d’œuvre dans le développement des projets informatiques pour les différents directions/départements, en collaboration avec les chefs de projet des services demandeurs,
L’administration et le maintien de l’ensemble des applications,
L’éclairage des décisions de la Direction générale et jouer un rôle de facilitateur pour les directions métiers,
L’accompagnement de(s) projet(s) dans ses phases décisionnelles : présentation des dossiers au conseil d’Ile-de-France Mobilités besoins métiers clients, la planification, l’organisation et fonctionnement quotidien,
L’élaboration de la stratégie, la structuration des processus dont le périmètre de contrôle qualité,
La gestion de l’assistance et l’appui aux utilisateurs,
La sécurité de l'information, la prévention de la cybercriminalité et l’accompagnement de la transformation culturelle sur les sujets de cybersécurité,
La gestion de l’ingénierie des projets SI,
La gouvernance des données, notamment.



Adresser CV et lettre de motivation à l’attention du Directeur Général en précisant la référence FPOST1522019 par mail sur le site recrutement (URL de candidature) ou par courrier (Ile-de-France Mobilités 41, rue de Châteaudun 75009 PARIS).

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