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OFFRE
GIP RESAH-IDF
CHARGE(E) DE L'ADMINISTRATION DES VENTES (H/F)
Annonce du 25/06/2019 - Localisation : Paris (75), ÎLE-DE-FRANCE

Poste

CHARGE(E) DE L'ADMINISTRATION DES VENTES (H/F)

Objectifs du poste : 

L’administration des ventes (ADV) est un service de la direction des affaires économiques et financières. La personne sera placée directement sous la responsabilité de la directrice.
Le poste de chargé(e) de l’ADV est constitué de 3 grands volets qui sont :
- La constitution et le suivi des dossiers administratifs ;
- La facturations clients et fournisseurs ; 
- Le suivi de l’activité, tant auprès d’interlocuteurs internes (acheteurs) qu’externes (fournisseurs).

A cela s’ajoute différentes tâches comme la mise jour de l’outil de travail (ERP Qualiac) suite à la notification de nouveaux marchés, la création de tiers, …

Missions :

1) Gestion des dossiers administratifs :
Enregistrer les ventes prévisionnelles dans l’ERP Qualiac, suite aux informations données par les fournisseurs et en vérifie l’exactitude. Suivre le process de contractualisation de ces ventes et procède à la validation de la vente, à la relance de l’établissement (en transférant l’information au service de l’offre) ou à l’annulation de la vente prévisionnelle.

S’assurer que pour toute vente contractualisée :
- L’établissement client dispose des « droits » lui permettant de passer commande auprès de la CDA grossiste du Resah ;
- Une commande de vente est enregistrée, validée dans Qualiac et transmise à l’établissement ;
- Une commande d’achat est validée dans Qualiac et envoyée au fournisseur.

Veiller à constituer les dossiers administratifs (dématérialisés) en recueillant l’ensemble des éléments en cohérence avec les règles de la comptabilité publique.

2) Gestion de la facturation clients et fournisseurs :
Suite à la livraison du matériel ou à la réalisation de la prestation, préparer les éléments permettant d’une part de facturer l’établissement et d’autre part de payer la facture du fournisseur. Cela consiste précisément à :
- Obtenir le certificat de service fait (auprès du fournisseur ou de l’établissement) ;
- Saisir dans Qualiac le titre de recettes (facturation client) ;
- Saisir dans Qualiac la demande de paiement (facturation fournisseur).

Travailler sur ces aspects en lien avec l’agence comptable et les services comptables de nos fournisseurs.

Accéder au portail Chorus Pro pour l’envoi de documents complémentaires et éventuellement à appuyer les personnes en charge du recouvrement des titres (service actuellement sous-traité).

3) Suivi de l’activité :
Participer au suivi de l’activité, il est pour cela en lien avec des interlocuteurs internes et externes.
Dans le cadre du suivi des ventes prévisionnelles, faire régulièrement le point avec les acheteurs et les alerter sur les dossiers « en attente ». Ces dossiers sont ensuite relancés par le service de l’offre.
Travailler également avec les fournisseurs sur toute la chaîne de la vente : recueille d’informations pour l’émission des commandes de vente, point sur les commandes en cours, point sur la facturation.
Participer à des travaux permettant le suivi global de l’activité.

4) Autres tâches : 
Participer à des tâches annexes, comme la mise jour de l’outil de travail (ERP Qualiac) suite à la notification de nouveaux marchés, la création de tiers, …
Participer aux différents projets menés par le service, et notamment à court terme à l’implémentation de Qualiac.
Réaliser également si besoin le classement et l’archivage (la totalité des documents doivent à terme être dématérialisés).

Profil

Compétences requises : 
- Bonne connaissance des outils bureautique
- Utilisation d'ERP serait un plus (type Qualiac) 
- Bonne expression écrite et orale 
- Connaissance des marchés publics serait un plus 

Aptitudes attendues : 
- Rigueur, sens de l’organisation et des priorités
- Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe
- Sens de la confidentialité
- Grande réactivité et capacité d’anticipation
- Capacité rédactionnelle
- Aptitude à rendre compte

Profil :
- BAC à BAC+2 
- Minimum 3 ans d'expérience 

Conditions d'emploi : 
Ouvert aux contractuels de droit public, titulaires, mise à disposition ou détachement (Catégorie B) 
Date de démarrage : au plus tôt
Poste basé à Paris 11ème (Métro 1 Bastille, 8 Ledru Rollin, 9 Voltaire)
Rémunération : selon le profil 
Rattachement hiérarchique : Directrice des Affaires Economique et Financières 
Avantages : Tickets restaurants, Mutuelle, prise en charge de 50% du Transport.

Employeur

Le Resah (Réseau des acheteurs hospitaliers) est un groupement d'intérêt public (GIP) ayant pour objectif d’appuyer la recherche de performance des acteurs du secteur sanitaire, médico-social et social grâce à la mutualisation et la professionnalisation des achats et de la logistique. Ses activités sont organisées autour de deux grands pôles: 

• Une Centrale d’Achat;
• Un Centre de Ressources et d’Expertise (Conseil, Innovation, International).

La centrale d’achat est composée des 4 départements achats:

- Un département dédié aux achats de produits de santé;
- Un département dédié aux achats biomédicaux, de biologie et d’environnement du patient;
- Un département dédié aux achats hôteliers, généraux, d’énergie et liés aux bâtiments;
- Un département dédié aux achats de prestations intellectuelles et de systèmes d’information.

 

 

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