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Mandat 19/02/2015

Internet mobile, tablettes : des élus connectés pour une (ré)activité renforcée

par Maud Parnaudeau
5e Baromètre : découvrir les résultats © S. Gautier

Adoptés par un nombre croissant de conseils municipaux, les supports et applications numériques font recette auprès des élus. La dématérialisation leur permet d’accéder à plus d’informations, d’échanger, de réagir, de s’organiser dans l’exercice de leur mandat.

Certes, les élus locaux ne sont pas tous des « geeks » (férus de technologies) et bien peu sont issus de la génération Y. Mais ne seraient-ils pas plus technophiles qu’ils ne le laissent paraître ?

Ils semblent, en tout cas, bien s’accommoder des supports numériques et fonctionnalités associées mis à leur disposition. Mieux, « un retour en arrière est inimaginable », affirme Philippe Rouleau, maire d’Herblay (26 400 hab., Val-d’Oise) où les conseillers municipaux ont tous été dotés de tablettes avec abonnement internet. « Si on revenait dessus aujourd’hui, beaucoup d’élus seraient très déçus », assure-t-il.

La révolution « tablette »
Véritable « sacoche numérique de l’élu », la tablette renferme tous les documents relatifs aux conseils sous forme dématérialisée (convocations, délibérations, comptes rendus, rapports, synthèses).

© Ville d’Herblay Philippe Rouleau, maire d’Herblay (95).

« Les élus peuvent consulter et annoter les documents pendant les séances, voter en direct, accéder à l’historique des conseils précédents. Mais aussi avoir accès à tous les documents qu’ils n’ont pas téléchargés en se connectant à un espace sécurisé. Et ce, où qu’ils se trouvent, grâce à l’abonnement internet intégré. Ils ont pris l’habitude de consulter la messagerie sur leur tablette, d’utiliser Google maps pour la localisation, de faire des recherches en ligne », explique Philippe Rouleau.

Ordre du jour, pièces annexes, gestion des procurations
A Antibes (75 200 hab., Alpes-Maritimes) également, la tablette centralise « tout ce dont les élus ont besoin », résume Anthony Claverie, directeur adjoint de l’innovation organisationnelle. Il explique : « Avant chaque conseil, nous envoyons un mail à l’ensemble des élus avec la convocation, l’ordre du jour et les projets de délibération. Ce mail intègre un lien qui leur permet de se rendre sur l’extranet pour avoir accès aux pièces annexes. Ils peuvent aussi gérer leurs procurations dématérialisées grâce à l’outil en ligne que nous avons créé. »

Les élus locaux semblent donc s’adapter sans mal à ces nouvelles méthodes de travail numériques, quel que soit leur profil générationnel ou social. « Ceux qui n’utilisaient pas l’informatique sont presque les plus enthousiastes », a pu constater Philippe Rouleau. Sans doute le recours aux tablettes, dont la prise en main est relativement simple, a-t-il contribué à une appropriation rapide des nouveaux usages, que l’ordinateur portable a pu dans certains cas ralentir ou minorer.

 

Au départ, je doutais. Je ne pensais pas qu’on arriverait au 100% numérique”
Alain David, maire de Cenon (33)

 

Une période transitoire de trois à quatre mois
De fait, à Linselles (8 200 hab., Nord) où des portables étaient à disposition des élus lors du précédent mandat, « quelques anciens demandaient le maintien de l’envoi des documents sous format papier », se souvient Régis Persyn, délégué aux technologies nouvelles.

© Ville de Cenon Alain David, maire de Cenon (33).

Pourtant, même avec des tablettes, le pari n’était pas gagné, comme le souligne Alain David, maire de Cenon (22 100 hab., Gironde).

« Au départ, je doutais. Je ne pensais pas qu’on arriverait au 100% numérique. Finalement, il y a eu une période transitoire de trois à quatre mois, où nous avons continué à utiliser le papier, le temps pour certains de s’adapter », explique-t-il.

 

Deux heures d’initiation
Un doute qui n’a pas vraiment effleuré le maire d’Herblay. « A partir du moment où il y a une vraie volonté politique, ça fonctionne. Pas besoin de temps d’expérimentation ! J’ai présenté la démarche aux élus et le prestataire a fait deux heures d’initiation à la prise en main. Puis, la direction des systèmes d’information a eu pour mission de répondre aux questions. Et tout s’est bien passé », explique Philippe Rouleau.

A Antibes, chaque élu, reçu individuellement par la direction de la logistique, s’est vu présenter les différentes applications. « La dématérialisation des conseils est un moyen de moderniser l’action publique, de mieux partager l’information, d’accélérer les échanges et de simplifier les procédures », résume Anthony Claverie. « C’est tout bête mais, par exemple, dans les questions diverses, plutôt que de tourner les pages, on accède directement à l’information en question, en faisant une recherche dans le document », illustre Philippe Rouleau.

 

La dématérialisation nous a amenés à retravailler le règlement intérieur du conseil pour renforcer le droit à l’information des élus
Anthony Claverie, directeur adjoint de l’innovation organisationnelle à Antibes (06)

 

Centralisée et plus accessible, l’information est aussi plus complète. « Nous envoyons désormais les comptes rendus du conseil communautaire aux conseillers municipaux. Ce que nous ne faisions pas auparavant avec le papier », signale Philippe Rouleau. « La dématérialisation nous a amenés à retravailler le règlement intérieur du conseil pour renforcer le droit à l’information des élus », rapporte de son côté Anthony Claverie.

Bénéfique au budget
Une information plus complète qui « participe à l’amélioration de la démocratie », estime Philippe Rouleau, et qui contribue à une meilleure réactivité et efficacité des élus, comme en témoignent les retours d’expériences de Cenon et d’Herblay (lire les témoignages ci-dessous).

Sans compter les économies réalisées en ramettes de papier et photocopies, quand plusieurs milliers de feuilles sont consommées par an (200 000 à Herblay et 150 000 à Saint-Maur-des-Fossés par exemple) dans le cadre des conseils. Des bénéfices à la fois écologiques (15 000 feuilles de papier équivalent à un arbre) et budgétaires.

A Argentan (14 300 hab., Orne), les économies d’impression, d’affranchissement et de temps de préparation des séances et d’acheminement des dossiers ont été évaluées à 8 000 euros par an. De quoi amortir le coût d’achat des tablettes équipant les trente-trois élus, « en deux ou trois ans » a estimé la mairie.

Tant et si bien qu’à Herblay, la participation financière de quinze euros demandée aux élus au départ a été abandonnée. « Elle était prélevée mensuellement sur leur indemnité, pour contribuer à l’acquisition de la tablette et à l’abonnement internet. Ce n’est plus le cas aujourd’hui, car le retour sur investissement a été obtenu en un an », rapporte Philippe Rouleau.

 

Le conseil dématérialisé en pratique. Dans le délai légal de cinq jours francs avant le conseil municipal ou communautaire, les élus reçoivent un mail contenant les documents numérisés sous format PDF et/ ou signalant leur mise à disposition sur un espace numérique sécurisé. En se connectant à cet espace, ils peuvent consulter, gérer et télécharger sur leur tablette tous les éléments dont ils ont besoin.

 

En quoi le numérique a-t-il changé l’exercice du mandat ?

« On gagne en information et en animation »
« Les trente-cinq élus municipaux, et cinq responsables de services, sont équipés en tablette. L’ensemble des échanges entre le maire et les élus se fait désormais via ce support. Grâce à la dématérialisation, les conseillers ont accès à plus d’informations et sont donc plus au courant de la vie municipale. Les échanges et les débats en commission se sont enrichis. C’est plus participatif. Les interventions sont plus étayées, charpentées. On gagne également en réactivité. Pendant les conseils, les élus peuvent demander des précisions à leurs collègues ou commenter en direct les échanges par chat. Un certain nombre d’élus y téléchargent des photos, par exemple des villes jumelées où ils se sont rendus. Ils peuvent ensuite les montrer facilement aux autres. »
Alain David, maire de Cenon (33)

 

« Des moyens pour être plus réactifs »
« Grâce aux tablettes et à l’internet mobile, nous pouvons apporter des réponses plus rapides. Par courrier électronique d’abord, puisque les élus reçoivent leurs mails de la mairie directement sur leurs tablettes, qu’ils ont toujours avec eux. Lorsque je suis interpellé par un citoyen concernant un problème dans sa rue, j’ouvre le logiciel plan pour la localiser et on peut parler du problème qu’il soulève de manière plus concrète. Quand on discute entre élus d’une dénomination d’une rue, et qu’on pense à un homme célèbre, on se connecte et on peut tout de suite savoir qui il était vraiment. Autre exemple, en conseil municipal, s’il y a une correction à apporter à une délibération, le secrétariat général peut directement renvoyer la délibération modifiée sur les tablettes. »
Philippe Rouleau, maire d’Herblay (95)

 

« Une communication facilitée »
« Nous avions mis à disposition des élus des ordinateurs portables en 2009, que nous avons remplacés par des tablettes, à partir de fin 2013, dont la prise en main est plus facile et l’utilisation plus ludique. Nous nous en servons essentiellement pour la communication par mail. Par exemple, tous les courriers d’administrés qui étaient avant dans la bannette sont désormais scannés et envoyés par mail à l’ensemble des élus. Tout le conseil est ainsi tenu au courant. Nous disposons également d’un extranet sur lequel les élus accèdent aux convocations, aux documents préparatoires aux commissions, ainsi qu’aux comptes rendus que nous avons d’ailleurs simplifiés et enrichis, notamment concernant les suites à donner aux points abordés. Les élus ont aussi accès à la revue de presse du service communication. »
Régis Persyn, conseiller délégué aux technologies nouvelles de Linselles (59)

 

Chiffres Clés

  • 250 € : le prix moyen d’une tablette tactile.
  • 10 € par mois minimum pour un abonnement internet permettant de se connecter en situation de mobilité.

Références

  • Article publié dans Le Courrier des maires n° 286 de janvier 2015 (p. 54)
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