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Bonnes pratiques 25/04/2014

Marchés publics : le conseil général de l’Aube accélère sa mue vers la dématérialisation

par Frédéric Marais
Philippe Adnot CG AUbe © F. Calcavechia

Collectivité pilote en matière de consultation électronique des marchés publics, le conseil général de l’Aube passe à la facturation dématérialisée : le projet BTP 2015. Il a fait basculer la quasi-totalité des documents, échanges et procédures que génère son administration dans le tout numérique. Et a choisi de partager son expérience avec d'autres collectivités territoriales, en fondant la société publique locale Xdemat.

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Règlements, pratiques, concurrence : gérer au mieux l’achat public et ses marchés

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Collectivité pilote en matière de consultation électronique des marchés publics (projet TP 2010), le conseil général de l’Aube récidive avec la facturation dématérialisée : le projet BTP 2015. Cette initiative de l’association EdiBuild France a reçu le soutien du ministère du Redressement productif et celui de la Fédération nationale des travaux publics notamment. L’objectif est d’inciter les entreprises du BTP à envoyer leurs factures sous format PDF ou à les saisir en ligne sur un portail dédié. Une clause du marché va même les y « obliger », selon Philippe Ricard, directeur des technologies de l’informatique et de la communication.

Gérer les appels d’offres
Le département déplore en effet que seules 5 % des entreprises répondent à ses appels d’offres par voie électronique. Alors qu’il n’y voit que des avantages : garantie d’un certain formalisme, facilité à sélectionner l’offre la moins chère, gain de temps et économie substantielle, le coût de traitement d’une facture papier s’élevant à 15 euros. Pour l’entreprise : un suivi en temps réel de sa facture et l’assurance d’être payée plus rapidement.

Le Courrier des maires a le plaisir de vous offrir la lecture de cet article en texte intégral publié dans son numéro n°272, d’octobre 2013

Engagé dans un processus de dématérialisation complet, le conseil général a fait basculer la quasi-totalité des documents, échanges et procédures que génère son administration dans le tout numérique. Tous ses actes administratifs sont télétransmis à la préfecture, de même que ses factures et mandats à la trésorerie. Il gère électroniquement les inscriptions sur les listes électorales et le recensement citoyen. Et chacun des 1 300 agents du conseil général dispose de la signature électronique.

Le département a choisi de partager son expérience avec d’autres collectivités territoriales. Il a donc fondé la société publique locale Xdemat, qui regroupe à ce jour 5 départements (Aisne, Ardennes, Aube , Marne et Haute-Marne) et près de 600 actionnaires : communes, intercommunalités ou syndicats. Moyennant une cotisation annuelle, elle met à disposition de ses adhérents une panoplie de services dématérialisés : parapheur électronique, marchés publics, flux administratifs et comptables… Le package s’enrichira bientôt de l’archivage électronique et de la déclaration de vote par procuration.

Des synergies entre la SPL-Xdemat et le portail mon.service-public.fr
Des passerelles existent entre la SPL-Xdemat et mon.service-public.fr, le portail national qui se veut le guichet unique dématérialisé de l’administration. « Quand un citoyen change d’adresse depuis ce site, Xdemat réceptionne l’info. On avertit alors la commune, qui a le choix de saisir ou pas cette information », explique Philippe Ricard. Outre ses fonctions de responsable de l’informatique au conseil général de l’Aube , celui-ci a été mandaté par l’Assemblée des départements de France (ADF) pour la représenter partout où l’on parle de dématérialisation : à Bercy ou à la Cnaf par exemple.

La SPL-Xdemat sert aussi d’interface entre les communes et les citoyens en ce qui concerne l’inscription sur les listes électorales et le recensement citoyen obligatoire pour les 16-25 ans. Dans ces deux cas, les mises à jour se font automatiquement, sous réserve que la commune valide la procédure. Mais le conseil général de l’Aube n’apparaît jamais en tant que tel lors de ces démarches.

 

« La dématérialisation n’a de sens que si elle est transversale »

Philippe Adnot, président du conseil général de l’Aube  : « S’il est difficile de quantifier précisément l’économie réalisée grâce à la dématérialisation , il est en revanche avéré que les bonnes pratiques permettent de libérer des heures et de les consacrer à d’autres tâches plus utiles ou intéressantes. Je pense au revenu de solidarité active, pour lequel nous avons conçu un logiciel en interne. La dématérialisation ne supprime pas d’emplois et elle évite d’augmenter la masse salariale grâce aux gains de productivité. Je dirai aussi que le premier gagnant, c’est l’Etat, puisque nous avons dématérialisé l’ensemble de nos échanges avec ses services.

C’est aussi tout bénéfice pour les entreprises que nous faisons travailler, car nous avons raccourci considérablement les délais de paiement. Nous avons au moins dix jours d’avance sur les autres collectivités. On pourrait même considérer que le département de l’Aube est un mauvais gestionnaire dans la mesure où il a moins de trésorerie ! Mais nous y trouvons notre compte à travers la motivation des entreprises qui soumissionnent et la qualité de leurs réponses. Néanmoins, les PME ne me semblent pas encore toutes armées pour répondre aux appels d’offres dématérialisés et le conseil général a sans doute un rôle pédagogique à jouer auprès d’elles.

Je souligne que la dématérialisation n’est pertinente que si elle est transversale, qu’elle couvre l’ensemble de la chaîne et implique tous les services. J’ai d’ailleurs pu observer que c’était un bon moyen de mobilisation et de motivation des équipes. »

© 2013 – Le Courrier des maires

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